Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri.

Seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki database keuangan tersendiri.

Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organasasi yang berhasil menerapkan ERP system:

Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.

Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis diperbaharui juga.

Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.

Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan). Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan.

Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.

Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.

Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen.

Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian.

Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.

Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya.

Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.

Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan

Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning selanjutnya yakni bisa menjadi jembatan manajemen hubungan dengan pelanggan.

Anda dapat memusatkan informasi pelanggan, sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat.

Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif.

Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.

Meningkatkan Kolaborasi

Salah satu kegunaan yang bisa dirasakan saat adanya perangkat lunak tersebut adalah bisa meningkatkan kolaborasi.

Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen di dalamnya.

Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian penting dan sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis.

Alhasil, adanya software enterprise resource planning menjadi pemisah dari dinding pembatas departemen.

Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya bisa diakses oleh semua departemen.

Selain itu, satu departemen bisa mengakses data milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.

Menghemat Biaya Operasional

Salah satu alasan kenapa software ERP banyak digunakan oleh perusahaan karena mampu menghemat biaya operasional.

Hal ini juga yang membuat kendala atau kerusakan bisa diantisipasi dengan baik.

Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sehingga mengurangi lead time.

Alhasil, perusahaan bisa mengurangi tenaga kerja karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.

Meningkatkan Keamanan Data

Kegunaan dari program ERP yang sangat menguntungkan adalah meningkatkan keamanan data.

Hal ini karena ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan.

Tujuannya untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga bagian titik akses bisa terjaga keamanannya.

Dengan adanya sistem ERP, manajer HR bisa menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya.

Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.

Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat

Kegunaan dari perangkat ERP adalah bisa membuat prakiraan bisnis agar lebih akurat.

Hal ini karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan.

Alhasil hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan yang diambil.

Itulah kenapa solusi dari software enterprise resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time, lengkap, dan juga konsisten.

Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik canggih.

Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa diperoleh pada waktu yang tepat.

 

sumber :https://www.jurnal.id
artikel terkait : mengenal tentang sistem erp enterprise resource planning