Piutang yang beredar adalah salah satu masalah paling signifikan yang dihadapi bisnis. Mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerima piutang Anda mungkin tampak seperti mimpi yang jauh, terutama untuk bisnis yang cara pembayarannya biasanya kredit. Sementara beberapa klien mungkin lebih memilih untuk membayar di muka, sistem kredit biasanya digunakan untuk bisnis dan seringkali mencapai penyelesaian dengan lancar, terlepas dari kasus-kasus tertentu. Terlepas dari itu, bisnis sering kali mencari solusi untuk mengurangi piutang mereka selama lebih dari 30 hari dan strategi untuk mencegahnya terjadi sejak awal. Di bawah ini adalah beberapa tip untuk membantu Anda mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerima pembayaran terutang.
Cantumkan Ketentuan Pembayaran dengan Jelas pada Faktur
Bisnis sering memiliki daftar syarat dan ketentuan yang diperpanjang, yang tidak dibaca oleh klien . Meskipun menyatakan syarat dan ketentuan Anda adalah praktik yang baik, ketentuan pembayaran harus disebutkan dengan jelas dengan huruf tebal di halaman depan. Jika Anda menginginkan pembayaran dalam seminggu, nyatakan dengan jelas bahwa Anda menginginkannya dalam jangka waktu tersebut dan kegagalan untuk mematuhinya akan mengakibatkan penalti. Dengan menyatakan persyaratan ini dengan jelas, Anda menempatkan kebijakan pembayaran Anda di depan klien Anda, yang seringkali menghasilkan penurunan yang cukup besar dalam piutang usaha.
Menyusun Sistem Tindak Lanjut Standar
Penagihan utang seringkali didasarkan pada prioritas masa lalu. Jika perusahaan dikenal dengan sikapnya yang santai dalam pengumpulan pembayaran, klien tidak akan menganggap pembayaran sebagai sesuatu yang mendesak dan mungkin akan menunda pembayaran mereka. Selain itu, beberapa bisnis tidak memiliki sistem untuk penagihan utang dan biasanya bergantung pada keinginan klien mereka. Salah satu cara untuk menangani masalah ini adalah dengan mengirimkan faktur melalui email 7 hari sebelum pembayaran dan sekali lagi 2-3 hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. Ini mengirimkan sinyal yang kuat kepada klien bahwa Anda serius tentang piutang yang belum dibayar dan ingin mereka mematuhi kebijakan perusahaan.
Jika seseorang tidak membayar pada tanggal tertentu, surat tunggakan harus siap dikirim pada hari berikutnya. Bahkan setelah surat itu diposting, Anda harus memiliki rencana tindak lanjut untuk menentukan bagaimana menangani klien yang gagal bayar. Setiap orang di perusahaan harus menyetujui persyaratan dan kebijakan yang berlaku untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang peran mereka dalam proses pembayaran dan potensi tindakan.
Jadilah Proaktif
Memiliki sistem tidak cukup dalam hal penagihan utang. Menjadi proaktif berarti Anda harus memastikan sistem diikuti dengan benar. Selain itu, penting untuk mengetahui bahwa setiap orang memahami Prosedur Operasi Standar dan secara kolektif bekerja untuk menyelesaikan piutang yang belum terbayar. Meskipun Anda memiliki sistem, harus ada sumber daya khusus yang ditugaskan untuk melakukan panggilan telepon ke kreditor atau menindaklanjuti pembayaran terutang.
Otomatisasi Proses
Memiliki perangkat lunak otomatis untuk mengelola kebutuhan pembukuan Anda sangat berharga bagi bisnis Anda. Ada banyak opsi perangkat lunak yang mengelola tanggung jawab akuntansi dan melacak semuanya, mulai dari faktur penjualan hingga memelihara laporan laba rugi dan neraca. Memiliki semua informasi tentang pelanggan Anda dalam program perangkat lunak memungkinkannya mengirim dan menerima informasi penting pada waktu yang ditentukan. Selain itu, ini meningkatkan efisiensi piutang yang luar biasa yang menciptakan citra profesional perusahaan Anda. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengedit catatan pada klien tertentu, yang dapat diakses oleh setiap anggota tim penagihan dan departemen terkait lainnya. Oleh karena itu, software akuntansi dengan otomatis proses memungkinkan setiap orang untuk mengetahui sikap klien saat ini mengenai pembayaran dan piutang mereka yang belum dibayar.
Gunakan Bantuan Profesional untuk Mengumpulkan Piutang Usaha
Jika Anda telah menerapkan semua langkah yang disebutkan di atas dan masih gagal menagih pembayaran, Anda mungkin perlu meminta pendapat ahli. Pakar penagihan utang dapat menyusun rencana yang disesuaikan dengan model bisnis Anda karena mereka memiliki keterampilan dan kemahiran untuk melakukan tugas terkait penagihan untuk banyak bisnis. Mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi kemungkinan titik kegagalan Anda dan menyoroti titik-titik tekanan utama bagi klien yang menjadi perhatian. Bantuan profesional bereputasi baik adalah opsi yang dapat dipertimbangkan, jika diperlukan.
Sumber: https://www.completecontroller.com
Artikel Terkait: Naluri Bertahan Hidup dalam Bisnis Start-Up