Manajemen keuangan dan akuntansi adalah kunci keberhasilan bisnis apa pun. Baik perusahaan baru atau perusahaan yang berfungsi penuh, memiliki infrastruktur keuangan yang tepat sangat penting untuk menjaga operasi bisnis Anda berjalan dengan lancar.
Pemilik usaha kecil sering melakukan kesalahan dengan mengabaikan pentingnya fungsi akuntansi dan mengelola akuntansi dan pembukuan bisnis itu sendiri. Oleh karena itu, terkadang mereka melewatkan pencatatan data penting atau menumpuk tugas akuntansi sampai akhir, sehingga sulit untuk menyelesaikan perpajakan atau mencatat proyeksi bisnis tepat waktu untuk penutupan.
Data yang terlewat ini sering menyebabkan hutang, meningkatkan suku bunga, mengurangi optimalisasi keuangan, dan akhirnya meningkatkan kerugian. Sangat penting untuk menerapkan praktik pembukuan dan akuntansi yang tepat sejak hari pertama sehingga catatan keuangan perusahaan Anda tetap lurus dan bisnis Anda siap untuk diaudit atau diperluas.
Anda tidak perlu mempekerjakan tim akuntan yang lengkap atau kepala keuangan yang dibayar tinggi sejak awal bisnis Anda. Namun, sangat penting untuk mendedikasikan sumber daya atau waktu dari jadwal Anda untuk tugas pembukuan. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengelola fungsi akuntansi perusahaan Anda.
Fase Start-Up – Menyiapkan Struktur Akuntansi Utama: Pada fase start-up perusahaan Anda, tidak perlu memiliki tim pembukuan, akuntan, dan manajer pajak yang lengkap. Namun, sangat penting untuk memiliki setidaknya satu orang yang mengelola tugas-tugas ini dengan fokus dan efisiensi.
Anda dapat mencapai ini baik dengan menyewa seorang akuntan sederhana untuk bisnis Anda, seseorang dengan kualifikasi terbatas tetapi pengetahuan yang cukup tentang pembukuan sehingga mereka dapat mencatat transaksi sehari-hari dan memelihara catatan rutin keuangan bisnis Anda, atau Anda dapat melakukan outsourcing tugas ke jasa akuntansi atau menyewa akuntan paruh waktu.
Jika Anda memiliki manajer keuangan internal, baik penuh waktu atau paruh waktu, penting juga untuk memiliki perangkat lunak akuntansi dan pembukuan yang sesuai untuk membantu Anda mencatat semua transaksi dengan mudah dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Sebagian besar UKM menggunakan QuickBooks untuk fungsi akuntansi penting. Namun, ada banyak pilihan lain yang tersedia secara online untuk membantu Anda mengelola fungsi akuntansi Anda.
Berikut adalah beberapa tip tambahan untuk menyiapkan akuntansi Anda di fase awal untuk bisnis Anda
- Pastikan Perlindungan Penipuan: Lakukan pemeriksaan berkala pada semua transaksi bisnis Anda, catat data secara teratur, dan selalu hitung tanda terima dan pembayaran untuk menghindari penipuan apa pun.
- Never Deal in Cash: Siapkan rekening bank dan hanya menerima pembayaran melalui kartu kredit atau transfer kawat. Jangan berurusan dengan uang tunai, karena hal itu dapat mengganggu perpajakan Anda dan menyebabkan kebocoran keuangan Anda.
- Tinjau Semua Transaksi: Pastikan Anda meninjau semua pembayaran Anda secara teratur.
- Jangan Ambil Pajak Mudah: Anda harus menyewa pengacara pajak untuk mempersiapkan pajak Anda. Meskipun akuntan mungkin melakukan pekerjaan untuk Anda, yang terbaik adalah memiliki ahli pajak untuk mengajukan gaji, pajak penjualan, dan taksiran pajak triwulanan Anda.
Status Pertumbuhan – Dapatkan CFO Paruh Waktu: Setelah perusahaan Anda mulai tumbuh dan pendapatan mulai masuk, Anda mungkin berada dalam posisi untuk merencanakan ekspansi Anda dalam hal produk atau pelanggan. Dalam kedua kasus, ini berarti peningkatan transaksi, lebih banyak bisnis, dan lebih banyak beban kerja pada pemegang buku Anda.
Jika Anda mengalihdayakan tugas pembukuan Anda, inilah saatnya untuk mempekerjakan seorang pemegang buku penuh waktu dan CFO paruh waktu untuk mengawasi manajemen keuangan Anda. Sementara pemegang buku terus melakukan pekerjaan pencatatan transaksi sehari-hari, CFO akan bertanggung jawab atas proyeksi dan analisis berdasarkan angka pendapatan. Fungsi tambahan ini akan membantu membuat keputusan keuangan yang terinformasi dengan baik dan perpajakan yang lebih baik.
Bisnis Tetap – Dapatkan CFO Penuh Waktu dengan Tim Keuangan: Setelah perusahaan Anda tumbuh dan pendapatan menjadi stabil, penting untuk mendirikan departemen keuangan yang tepat yang diabaikan oleh CFO. Jika jumlah karyawan di perusahaan Anda telah tumbuh secara signifikan, lebih baik memiliki banyak orang di departemen keuangan.
Setiap orang di departemen harus memiliki andil dalam pengelolaan keuangan staf, klien, dan operasi. CFO akan mengawasi departemen dan memastikan bahwa kesehatan keuangan perusahaan dikelola melalui pekerjaan staf.
Artikel Terkait: Cara Efektif Mengelola Laporan Arus Kas Bisnis