Untuk waktu yang lama, dokumen kertas telah menjadi cara untuk menyimpan dan mengelola informasi dalam bisnis dan kantor. Namun, dalam beberapa tahun terakhir, organisasi mulai menyadari kerugian dari mengandalkan dokumen fisik.
Banyak bisnis sekarang menjalani proses transisi yang mengurangi kebutuhan akan dokumen kertas dan sebaliknya mengandalkan metode digital untuk manajemen informasi. Kantor tanpa kertas telah meminimalkan atau sepenuhnya menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik dan sebagai gantinya menggunakan dokumen digital.
Setiap hari, Organisasi dan bisnis akan menghasilkan ratusan, jika bukan ribuan, dokumen karena berbagai macam proses internal seperti produksi, penjualan, penggajian, dll. Dokumen-dokumen ini ditangani oleh departemen akuntansi organisasi, sering kali membuat sakit kepala bagi karyawan yang memiliki untuk mengatur dan menyimpan dokumen-dokumen ini secara manual untuk pengambilan di masa mendatang.
Belum lagi fakta bahwa membuang dan mengelola dokumen-dokumen ini dengan benar menimbulkan kerugian finansial yang signifikan. Karena kantor tanpa kertas telah mendapatkan daya tarik, sektor akuntansi sangat diuntungkan dari transisi ke dokumen digital. Ada beberapa keuntungan signifikan untuk mengadopsi praktik paperless, termasuk;
Peningkatan Manajemen Waktu dan Pengambilan Informasi
Menurut statistik, karyawan kantor di bidang akuntansi akan memakan waktu hingga 30 hingga 40% dari waktu mereka untuk mengambil dokumen secara manual. Dalam dunia bisnis, waktu adalah uang. Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen akan sangat bermanfaat bagi organisasi dan karyawannya.
Kantor tanpa kertas akan memungkinkan karyawan untuk menyimpan dokumen digital dengan cara yang terorganisir dan terindeks secara memadai dan mengambil dokumen secara signifikan lebih cepat daripada metode pengambilan manual. Pada gilirannya, ini akan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas lain yang sarat nilai dan menjadi lebih produktif.
Minimalkan Risiko Keamanan
Penelitian menunjukkan bahwa hingga 62 persen pelanggaran data di UKM dan organisasi berskala besar secara langsung diakibatkan oleh ketergantungan pada catatan kertas dalam akuntansi. Dokumen kertas rentan terhadap kecelakaan dan kecelakaan, termasuk pencurian, penyalahgunaan, pemalsuan catatan, bencana alam, dll.
Banyak dari kerentanan ini dapat dihilangkan seluruhnya dengan beralih ke dokumen digital dan metode tanpa kertas. Di kantor Paperless, dokumen digital dapat disimpan di samping hak akses. Dengan cara ini, hanya individu tertentu dengan otorisasi yang tepat yang dapat melihat dokumen.
Mempertimbangkan bahwa sebagian besar dokumen dalam akuntansi berisi informasi sensitif, kantor tanpa kertas memberikan peningkatan keamanan yang signifikan ke sektor ini. Dokumen juga dapat dilacak dan dipantau secara digital untuk setiap gangguan atau peretasan, meminimalkan risiko pencurian dan pemalsuan catatan.
Mengurangi Biaya Operasional
Dengan mengubah lingkungan kerja Anda menjadi kantor tanpa kertas, organisasi dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional dan anggaran yang ditetapkan untuk manajemen dokumen. Dengan tidak adanya dokumen fisik, tidak perlu lagi lemari arsip dan media penyimpanan lain yang mungkin menghabiskan ruang kantor yang berharga.
Menghapus media penyimpanan ini akan memberikan banyak ruang untuk renovasi, kemungkinan membawa senyum ke wajah karyawan. Selanjutnya, dokumen digital sama sekali menghilangkan kebutuhan akan printer karena dapat disalin dan didistribusikan secara digital ke karyawan lain di seluruh organisasi.
Metode distribusi ini akan mengurangi biaya pencetakan dan biaya yang terkait dengan pembelian dan pengelolaan printer. Sebagai hasil dari tidak menggunakan kertas, bisnis akan mengadopsi alur kerja otomatis yang secara signifikan akan meningkatkan kelangsungan bisnis dan menghemat modal finansial. Alur kerja yang ditingkatkan dan otomatis akan mempercepat proses bisnis lainnya dan menghasilkan keuntungan finansial lebih lanjut dan pengurangan biaya.
Peningkatan Waktu Respon untuk Pertanyaan
Salah satu masalah signifikan yang terkait dengan penggunaan dokumen fisik di sektor akuntansi adalah waktu respons yang tertunda untuk pertanyaan. Seringkali pelanggan atau klien akan menuntut jawaban spesifik atas pertanyaan mereka.
Dengan sistem manajemen dokumen berbasis kertas , karyawan harus mencari dan mengambil dokumen secara manual dari ribuan dokumen serupa lainnya. Namun, sistem manajemen dokumen digital akan memungkinkan karyawan untuk mengambil dokumen secara instan tanpa harus repot mencari informasi secara manual .
Minimalkan Dampak Lingkungan
Dokumen fisik dan bahan seperti tinta dan file plastik membawa dampak lingkungan yang parah. Organisasi merusak lingkungan dengan memanfaatkan dokumen kertas fisik, berkontribusi pada fenomena lingkungan lainnya seperti pemanasan global dan penggundulan hutan. Dengan Mengadopsi praktik tanpa kertas, organisasi dapat secara signifikan mengurangi dampaknya terhadap lingkungan dan mempromosikan kebijakan ramah lingkungan di kantor.
Artikel Terkait: Alat Akuntansi Berperingkat Teratas untuk Usaha Kecil dan Perusahaan