Penipuan berdampak pada kedudukan perusahaan. Ini menyebabkan kerugian finansial dan beban biaya hukum. Perusahaan harus memiliki pendekatan proaktif terhadap solusi pencegahan penipuan. Banyak faktor yang penting untuk manajemen risiko kecurangan, tetapi budaya organisasi, pengendalian internal yang kuat, dan perilaku terhadap kecurangan adalah poin kunci utama. Solusi utama untuk pencegahan penipuan yang efektif dibahas di bawah ini:

Kembangkan kebijakan penipuan yang jelas:

Langkah pertama adalah mengembangkan kebijakan yang jelas dan dipahami dengan baik untuk mencegah, mendeteksi, dan menghukum perilaku curang . Kebijakan ini dengan jelas menjelaskan jenis penipuan dan tindakan yang diambil.

Pendidikan dan Pelatihan:

Mendidik karyawan tentang kebijakan penipuan perusahaan Anda. Orientasi awal dan pelatihan berkala tentang kebijakan anti-penipuan Anda harus dijadwalkan untuk anggota baru dan staf berpengalaman — latih staf untuk mendeteksi dan melaporkan kejadian yang mencurigakan.

Sewa aset:

Pejuang garis depan Anda melawan penipuan adalah karyawan Anda, jadi saringlah dengan cermat sebelum merekrut.

Diskriminasi tugas dan penetapan tanggung jawab:

Pemisahan tugas merupakan bagian integral dari pengendalian internal. Harus ada pemisahan dan otorisasi yang jelas di antara orang yang menghasilkan daftar permintaan, otoritas persetujuan, dan otoritas penerbitan. Semua dokumen penting, tanda terima, dan kontrak harus ditandatangani oleh lebih dari satu orang dengan posisi berbeda. Satu orang tidak boleh memiliki kendali penuh atas suatu area atau aktivitas . Orang multi-level harus dilibatkan sebagai pendekatan untuk solusi pencegahan penipuan . Setiap pekerja harus bertanggung jawab atas tindakannya.

Inventarisasi kejutan:

Inventarisasi yang mengejutkan dan acak atas transaksi keuangan, aset tetap, dan inventaris, bersama dengan audit tahunan dan kuartalan, merupakan bagian integral dari pengendalian internal yang kuat . Auditor internal dan eksternal mengidentifikasi faktor risiko yang menyebabkan kecurangan dan menunjukkan pelanggaran prosedur , yang dapat mengakibatkan kecurangan. Kelemahan pengendalian internal memberikan lingkungan yang menguntungkan bagi penipu untuk melakukan kesalahan.

Amankan inventaris dan uang tunai:

Personel inventaris dan area keuangan dipekerjakan untuk mengelola inventaris tetap dan tidak tetap dan untuk menangani transaksi tunai. Penyaringan dan pekerjaan rumah yang ketat dibutuhkan sebelum mempekerjakan staf penanganan inventaris . Catatan layanan sebelumnya dan riwayat kriminal harus diperiksa sebelum mempekerjakan. Akses ke inventaris dan area penyimpanan uang tunai harus dibatasi dengan ketat.

Dalam bisnis kecil, pemilik harus secara teratur memeriksa laporan keuangan dan penggajian sendiri.

Dokumentasi dan pembatasan:

Semua transaksi dan proses harus didokumentasikan. Aksesibilitas ke dokumen harus dibatasi.

Komunikasi:

Interaksi dan komunikasi rutin antar departemen sangat penting untuk pencegahan penipuan. Dalam banyak insiden, pemegang saham utama tidak menyadari insiden yang terjadi di perusahaan mereka.

Awasi perilaku karyawan:

Kontak rutin dengan staf di bawah komando dan setiap perubahan dalam perilaku mereka juga memberikan petunjuk tentang kemungkinan risiko penipuan . Jika seorang karyawan tidak menggunakan cuti dan meluangkan waktu ekstra saat Anda tidak ada, awasi dia.

Dengarkan masalah sehari-hari karyawan dan tunjukkan kepekaan terhadap semua keluhan kecil.

Penggunaan teknologi:

Penggunaan sistem online dapat menghemat data transaksi dari pencurian maupun bencana.

Langkah-langkah keamanan seperti password dan firewall, harus diterapkan pada teknologi. Menyimpan data file cadangan Anda di area luar situs sebagai bagian dari tindakan pencegahan penipuan.

Kamera CCTV harus dipasang di area berisiko.

Sistem pelaporan anonim:

Perusahaan harus mengembangkan hotline di mana vendor, pelanggan, dan karyawan dapat melaporkan penipuan secara anonim.

Penilaian risiko penipuan:

Manajer harus mengembangkan daftar periksa untuk penilaian mandiri dan melakukan tinjauan berkala atas kebijakan penipuan perusahaan untuk menganalisis validitasnya.

Jadilah panutan:

Lingkungan kerja yang positif membuka pendekatan untuk solusi pencegahan penipuan . Manajemen senior harus menjadi panutan bagi bawahannya. Bersikaplah jujur ​​dan tegas tentang kebijakan perusahaan. Manajer tidak boleh menunjukkan kecerobohan atau fleksibilitas terhadap pelanggaran apa pun.

Bekerja dengan CFE dan CPA:

Bekerja dengan pemeriksa penipuan bersertifikat dan akuntan publik bersertifikat untuk memastikan penerapan kebijakan pencegahan penipuan.

Kesimpulan:

Perusahaan selalu menghadapi risiko penipuan internal dan eksternal. Pencegahan penipuan adalah proses yang berkelanjutan. Dengan menerapkan langkah-langkah efektif, risiko penipuan dapat diminimalisir.

Sumber: https://www.completecontroller.com/