Membuat surat yang benar melibatkan beberapa langkah penting agar surat tersebut terlihat profesional, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima. Berikut adalah tata cara umum dalam membuat surat yang benar:
- Header Surat: Letakkan informasi penting di bagian atas surat, termasuk alamat pengirim, tanggal penulisan surat, dan alamat penerima (jika surat dikirimkan langsung). Gunakan format yang konsisten dan jelas.
- Alamat Pengirim: Cantumkan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat surel (jika ada) dari pengirim surat.
- Tanggal: Letakkan tanggal penulisan surat di atas atau di bawah alamat pengirim.
- Alamat Penerima: Jika surat ditujukan kepada individu atau organisasi tertentu, cantumkan nama lengkap atau nama perusahaan, alamat lengkap, dan nomor telepon (jika relevan).
- Salutasi (Pembuka Surat): Mulailah surat dengan salutasi yang sesuai, seperti “Kepada Yth. [Nama Penerima]” atau “Dear [Nama Penerima],” tergantung pada tingkat formalitas surat. Hindari penggunaan “Halo” atau “Hi” dalam surat resmi.
- Isi Surat: Tulis isi surat dengan jelas dan terstruktur. Gunakan paragraf yang terpisah untuk setiap topik atau poin yang berbeda. Jelaskan maksud dan tujuan surat secara terperinci dan singkat. Gunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan konteks surat.
- Penutup Surat: Gunakan penutup yang sesuai, seperti “Hormat saya,” “Salam hormat,” atau “Terima kasih dan hormat saya.” Hindari penutup yang terlalu informal.
- Tanda Tangan: Setelah penutup, berikan ruang kosong untuk tanda tangan fisik Anda jika surat dicetak. Jika surat dikirim secara digital, gunakan font yang mirip dengan tanda tangan Anda.
- Nama Pengirim: Di bawah tanda tangan, cantumkan nama lengkap Anda dan posisi Anda (jika relevan).
- Lampiran (Jika Ada): Jika Anda melampirkan dokumen atau informasi lainnya, sebutkan di bagian akhir surat dan cantumkan jumlah lampiran yang ada.
- Penutup: Sebutkan “CC:” diikuti oleh nama orang atau pihak lain yang akan menerima salinan surat tersebut, jika diperlukan.
- Proofreading (Pemeriksaan Ulang): Periksa kembali surat untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau informasi yang salah sebelum mengirimkannya.
Pastikan Anda mengikuti tata cara di atas sesuai dengan konteks dan jenis surat yang Anda tulis, baik itu surat resmi, surat permohonan, surat bisnis, atau jenis surat lainnya. Selain itu, pastikan surat Anda sesuai dengan norma etika dan budaya yang berlaku dalam komunikasi tertulis.
Artikel terkait : administrasi-perkantoran