Mail Merge adalah proses menggabungkan dokumen utama dengan daftar data yang berisi informasi yang berbeda-beda pada setiap barisnya, sehingga menghasilkan banyak dokumen yang serupa namun berisi informasi yang berbeda-beda pada setiap dokumennya. Misalnya, jika Anda memiliki daftar nama dan alamat, dan ingin mencetak surat atau label dengan nama dan alamat yang berbeda-beda pada setiap surat atau labelnya, maka Anda dapat menggunakan mail merge.
TOC (Table of Contents) adalah daftar isi yang biasanya terdapat di awal dokumen, yang berisi daftar halaman dan judul bagian atau bab dalam dokumen tersebut. TOC ini memudahkan pembaca untuk menavigasi dan menemukan informasi yang mereka butuhkan di dalam dokumen.
Kedua fitur ini bisa digunakan bersama-sama, misalnya dengan menggunakan Mail Merge untuk mencetak surat atau laporan berisi beberapa bab atau bagian, kemudian menambahkan TOC di awal dokumen untuk memudahkan pembaca dalam menavigasi isi dokumen tersebut. Dalam Microsoft Word, Anda dapat menggunakan fitur Mail Merge dan TOC dengan mudah dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disediakan dalam program tersebut.
Berikut ini adalah langkah-langkah umum untuk melakukan Mail Merge di Microsoft Word:
- Persiapkan dokumen utama Anda: Buka dokumen Word Anda dan tentukan jenis dokumen yang ingin Anda hasilkan (surat, label, kartu nama, dll). Gunakan format yang sesuai dengan jenis dokumen tersebut dan sisipkan bidang yang akan diisi dengan data dari sumber data Anda (contohnya, nama, alamat, nomor telepon).
- Persiapkan sumber data Anda: Buat sumber data Anda (misalnya, dalam bentuk tabel Excel atau Access) dan masukkan data yang akan digunakan dalam dokumen Word Anda. Pastikan data diatur dalam kolom dan baris, dan kolom memiliki nama yang jelas yang cocok dengan nama bidang di dokumen utama Anda.
- Mulai Mail Merge: Di tab Mailings di Microsoft Word, klik pada Start Mail Merge dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Misalnya, jika Anda ingin mencetak surat, pilih Letters.
- Tambahkan Bidang: Klik pada Insert Merge Field untuk menambahkan bidang dari sumber data Anda ke dalam dokumen utama Anda. Pastikan nama bidang cocok dengan nama kolom di sumber data Anda.
- Preview Dokumen: Klik pada Preview Results untuk melihat dokumen hasil gabungan Anda dan pastikan semuanya terlihat seperti yang Anda inginkan. Anda dapat menggunakan tombol Next Record untuk melihat dokumen gabungan dengan data yang berbeda.
- Save dan Print: Setelah Anda puas dengan hasil Mail Merge, klik pada Finish & Merge dan pilih opsi Save atau Print. Jika Anda memilih Save, dokumen gabungan akan disimpan sebagai dokumen Word baru dengan data sumber yang terkait.
Dalam Microsoft Word, Anda juga dapat mengatur filter dan kondisi untuk membatasi jumlah record yang ingin digunakan dalam Mail Merge dan melakukan pengeditan tambahan pada dokumen gabungan sebelum menyimpan atau mencetaknya.
Artikel terkait : komputerisasi-akuntansi