4 Sistem Penyimpanan Data Sumber Daya Manusia dan Kelebihan dan Kekurangannya

Salah satu departemen yang sangat berharga dalam bisnis apa pun adalah departemen sumber daya manusia. Karena departemen sumber daya manusia adalah area pusat di mana catatan karyawan disimpan, penyimpanan data departemen harus dipelihara dengan baik. Catatan yang dipelihara harus akurat dan dilindungi dari potensi ancaman karena dapat rentan terhadap pelanggaran data tergantung pada sistem yang digunakan untuk penyimpanan data.

Di bawah ini adalah catatan penting yang disimpan dalam sumber daya manusia:

Informasi pribadi karyawan (nama, tanggal lahir, alamat, dan detail lainnya)
Riwayat pekerjaan mereka, jika ada (tanggal mulai, jabatan pekerjaan sebelumnya, promosi, dan detail lainnya)
Syarat dan Ketentuan (gaji, hak liburan, jam kerja)
Rincian ketidakhadiran (keterlambatan, bersalin, sakit)
Catatan kecelakaan (cedera atau insiden terkait pekerjaan)
Informasi pelatihan (eksternal dan internal)
Tindakan disiplin (pemutusan hubungan kerja)

Di mana catatan penting karyawan ini harus disimpan?

Basis Data Sumber Daya Manusia di Tempat

Catatan karyawan dapat disimpan dengan database sumber daya manusia di tempat yang dirancang khusus untuk menyimpan dan mengelola data sumber daya manusia Anda. Meskipun perlu waktu untuk menyiapkan dan mengimplementasikannya, manfaat menggunakan database di tempat dapat sepadan dengan pekerjaannya. Sistem ini dapat menjaga pelacakan akurat dan dapat diakses karena dipertahankan dalam bisnis.

Sistem sumber daya manusia di tempat masih memiliki kekurangan. Sistem ini bisa mahal untuk diperoleh dan dipelihara. Mereka juga dapat meminta staf untuk memelihara sistem.

Catatan Karyawan Disimpan Berbasis Kertas

Mungkin penyimpanan paling dasar untuk data sumber daya manusia adalah menyimpan catatan karyawan mereka dalam file fisik yang diatur dalam lemari. Metode penyimpanan catatan karyawan ini kuno, tetapi juga merupakan opsi penyimpanan catatan karyawan yang paling aman karena tidak ada data online yang dilanggar.

Kekurangannya adalah sistem ini dapat menjadi tidak efisien dan memakan waktu ketika catatan karyawan perlu diakses. Metode ini juga dapat memakan banyak ruang tergantung pada seberapa besar perusahaan, membutuhkan banyak ruang untuk menampung semua arsip. Dengan teknologi saat ini, sebagian besar perusahaan tidak menggunakan cara penyimpanan data ini. Beberapa perusahaan masih menggunakannya karena mereka tidak mampu membeli sistem elektronik atau khawatir dengan kebocoran atau pelanggaran data.

Catatan Karyawan Disimpan Secara Elektronik

Sistem penyimpanan elektronik berbeda dari penyimpanan database di tempat yang dirancang khusus. Ini adalah perangkat lunak yang dirancang untuk menyimpan data sumber daya manusia tetapi umumnya membutuhkan data kertas cadangan dan penyimpanan elektronik. Ini akan memakan lebih sedikit ruang dan ramah pengguna, tetapi juga rentan terhadap pelanggaran atau kehilangan data jika sistem elektronik diakses atau mati.

Kekurangannya adalah bahwa beberapa perangkat lunak sulit untuk memahami cara menggunakan dan masalah dengan kehilangan data. Hal ini juga dapat rentan terhadap kesalahan entri data dan memerlukan petugas entri data atau lebih dari satu jika perusahaan lebih besar, sehingga tidak menghemat waktu atau kebutuhan staf untuk mempertahankan.

Catatan Karyawan Elektronik Melalui Penyimpanan Cloud

Catatan karyawan elektronik menggunakan cloud untuk area penyimpanan seperti sistem elektronik dengan beberapa perbedaan. Informasi yang dimasukkan dalam penyimpanan cloud dapat diakses dari mana saja menggunakan login dan kata sandi. Ini bisa dianggap sebagai keuntungan dan kerugian. Ini menguntungkan karena pekerjaan, termasuk entri data, bisa dilakukan dari rumah atau kantor lain. Ini adalah kelemahan karena membuat data rentan terhadap pelanggaran data.

Karena sifat sensitif dari informasi yang disimpan oleh departemen sumber daya manusia, seperti informasi pribadi karyawan dan informasi jaminan sosial, kerentanan ini dapat menghabiskan ruang dan biaya untuk menyimpan data dalam basis data berbasis kertas atau basis data di tempat yang tidak terhubung ke internet. .