Sistem akuntansi adalah kumpulan proses yang saling berhubungan yang dimaksudkan untuk mengumpulkan, mengatur, dan mempertanggungjawabkan transaksi organisasi. Tujuan akhir dari sistem pembukuan ini adalah untuk menghasilkan laporan yang informatif untuk mendukung pengambilan keputusan organisasi. Manajer dapat membuat keputusan yang terinformasi dengan baik berdasarkan pengetahuan yang mereka kumpulkan dari laporan ini, yang dihasilkan melalui sistem otomatis.
Untuk mengasimilasi sistem akuntansi baru dan efisien ke dalam bisnis Anda, Anda harus mengikuti pendekatan langkah demi langkah. Penerapan pendekatan ini untuk sistem akuntansi Anda mencakup serangkaian langkah yang harus dilakukan sebelum Anda siap untuk beralih ke digital dan mengucapkan selamat tinggal pada buku besar lama Anda.
Daftar langkah-langkah berikut adalah kesan teoritis untuk proses implementasi dalam organisasi standar. Faktor-faktor seperti kemahiran departemen TI Anda, sumber daya yang tersedia, dan kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan akan memengaruhi desain dan tahapan implementasi terkait yang penting untuk mencapai rencana go-live.
Merencanakan Penerapan Sistem Akuntansi
Sebelum Anda memulai dengan hal lain, sangat penting untuk menyusun proposal dalam bentuk rencana proyek dan melakukan analisis biaya-manfaat dari keseluruhan proyek. Yakinlah, manfaatnya jauh melebihi biaya jika Anda serius menjalankan bisnis profesional. Rencana tersebut harus mencakup garis waktu, tonggak penting yang harus dicapai, dan daftar semua sumber daya yang diperlukan untuk proyek tersebut. Perencanaan adalah fase paling kritis dari keseluruhan implementasi karena detail utama perlu diingat agar semuanya berjalan lancar.
Sewa Manajer Proyek
Penerapan sistem akuntansi harus dikelola dengan hati-hati. Anda harus menunjuk seorang individu yang berfungsi sebagai manajer proyek. Tugas manajer proyek adalah memimpin seluruh proses dan membentuk tim lintas fungsi. Anggota tim mewakili semua departemen yang memiliki kepentingan dalam sistem yang akan menggunakannya dengan satu atau lain cara. Karena departemen ini pada akhirnya akan menjadi pengguna akhir, sangat penting untuk mendapatkan masukan mereka dalam proses implementasi.
Catatan Rapi di Sistem Akuntansi Sebelumnya
Data yang buruk adalah salah satu alasan utama gangguan saat Anda pindah ke sistem baru. Jika Anda tahu ada ketidaktepatan dalam pembukuan Anda, pengkodean transaksi yang buruk, masalah faktur, dan area lain yang perlu diperbaiki, Anda harus selalu memprioritaskan ini.
Mencoba memulai dari awal tanpa menyingkirkan kesalahan lama dapat mengakibatkan kesalahan besar. Bahkan sistem terbaik di dunia tidak akan dapat membantu Anda jika Anda memiliki masalah terkait kredibilitas data Anda. Manajer proyek bertanggung jawab untuk menunjuk tim khusus dengan tugas tunggal untuk menghapus kelompok data yang buruk dan memperbaikinya untuk digunakan kembali dalam sistem akuntansi baru.
Migrasi Data dan Uji Coba
Karena sebagian besar data lama Anda perlu ditransfer ke sistem baru, rencana konversi data harus dibuat. Memetakan data sesuai dengan format baru adalah sorotan utama dari rencana konversi. Bergantung pada dukungan format dari sistem lama dan baru, konversi dapat bervariasi dari yang relatif sederhana hingga yang sangat rumit. Oleh karena itu, sebelum Anda memilih sistem baru, penting untuk mengumpulkan semua detail teknis tentangnya untuk menghindari komplikasi di kemudian hari.
Setelah semua data ditransfer, sistem akunting perlu diujicobakan untuk memastikan bahwa itu bekerja dengan sempurna. Selain secara teknis bagus, Anda perlu mengenalkan orang-orang penting di perusahaan Anda dengan sistem baru sehingga mereka dapat bekerja dengannya secara efisien. Atur uji coba ruang konferensi untuk semua orang sehingga mereka dapat mempelajari fitur-fitur utama dari ahlinya. Anda mungkin perlu mempekerjakan seseorang untuk sesi pelatihan atau Anda dapat melakukannya sendiri.
Konfigurasikan dan Hasilkan Laporan
Setelah semua orang memiliki pemahaman yang sama dan karyawan Anda memahami cara bekerja dengan sistem baru, sekarang saatnya untuk mengonfigurasinya ke perangkat mereka dan menuai semua manfaat. Sistem akuntansi baru akan dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih baik dan lebih rinci seperti neraca, laporan laba rugi, arus kas, dan laporan lain yang dapat sangat membantu Anda dalam membuat keputusan penting untuk bisnis Anda.
Sumber: https://www.completecontroller.com/